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Normaliser les procédures métiers et interconnecter les Systèmes d’Information

La dématérialisation facilite l’accès à une information elle-même mieux qualifiée, à condition toutefois qu’elle soit accompagnée d’une standardisation des procédures et des formats d’échanges en rapport avec le niveau d’interopérabilité visé : interne au service, interne à l’entreprise ou à l’administration ? Ou interopérabilité au niveau national, international ?

La normalisation des formats d’échanges de données est aujourd’hui très avancée au niveau mondial et à tous les niveaux intermédiaires (national, sectoriel) permettant l’interopérabilité des organisations sur leur scène d’opération. Du point de vue des acteurs, le respect des normes d’échange de données détermine directement le niveau d’interopérabilité d’un système d’information : il est à la fois la condition et la garantie de sa connectivité avec le monde numérique.

Renforcer la transparence et sécuriser les acteurs

Le traitement d’une information au format numérique exige le respect des mêmes impératifs en termes de confidentialité et de sécurité que dans le cas d’une procédure classique (papier). Le passage du papier à l’électronique doit donc permettre de garantir un niveau de fiabilité et de sécurité suffisant au regard des obligations légales et des responsabilités engagées par chacun des acteurs concernés : le dispositif de dématérialisation devrait en conséquence permettre à la fois de renforcer la transparence et de sécuriser les acteurs concernés.

Dans le cadre de procédures réglementées ou confidentielles, l’usage de certificats électroniques permet de garantir l’identité des intervenants. Ces certificats combinés aux techniques de chiffrement de données permettent de garantir la totale confidentialité de l’information, accessible seulement aux personnes autorisées.

Les techniques de signature électronique et le recours aux services de séquestres électroniques permettent de garantir dans la durée l’intégrité des données, et de préserver la valeur juridique des actes électroniques produits. La valeur probatoire des actes électroniques peut en outre être « dosée » selon le besoin, du simple paraphe à la signature contractuelle et non répudiable. De la même façon les transactions devant être « tracées » doivent faire l’objet d’une journalisation à valeur probatoire. En effet une procédure dématérialisée doit garantir à minima l’intégrité des documents échangés, et, selon les cas envisagés, elle devra être en mesure de garantir l’heure exacte d’une transaction ou d’une signature, ainsi que l’identité des auteurs, signataires et destinataires.

Grâce à l’implémentation des technologies d’horodatage, de signature électronique et de chiffrement, la procédure dématérialisée satisfait au plus haut niveau d’exigence en termes de confidentialité et de sécurité. La mise en oeuvre de ces technologies permet de fonder en confiance tous les acteurs économiques : en favorisant une plus grande transparence et, d’une manière globale, en renforçant la valeur juridique des actes produits et la probité des acteurs.

Grace enfin au séquestre électronique le dispositif de dématérialisation envisagé pourra aboutir à la mise en place d’un « Système d’Archivage Electronique », et satisfaire pleinement aux impératifs réglementaires de conservation et de restitution des documents et des preuves électroniques stockés.

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  • Normalisation, interopérabilité
  • Sécurité, confidentialité, pérennité
  • Valeur juridique des actes électroniques
  • Probité des acteurs

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Les seuils au-dessus desquels s’appliquent les procédures forLes seuils en marches publicsmalisées

Les questions à se poser avant de souscrire à une offre de veille en marchés publics.

Les petits et grands mensonges fréquemment employés pour vous convaincre d’acheter une solution de veille en marché public…

Dispositif de veille en marchés publics

L’accès à l’information des consultations de la commande publique s’est considérablement amélioré pour les entreprises cette dernière décennie, en particulier grâce :

  • à la dématérialisation de la procédure d’achat,
  • à la présence sur internet de la presse légale, régionale et spécialisée (JO, JAL, PQR, PHR, PS),
  • à la possibilité pour les acheteurs publics d’effectuer ou de relayer, selon le montant engagé, leur publicité sur internet,
  • à une offre riche en terme de canaux de diffusion sur internet (nombreuses places de marchés électroniques spécialisées ou non pour diffuser la publicité).

Lorsque les avis sont publiées sur internet, l’utilisation de moteurs de recherche rend la détection des marchés simplifiée pour les entreprises. De surcroît la plupart des places de marchés en ligne proposent d’enregistrer des profils de recherche permettant de recevoir une notification par mail à la publication des nouveaux marchés. Bon nombre de ces places de marchés électroniques proposent également

l’organisation
regroupement d’acheteurs publics par métier, type, zone géographique,

La plupart les connaissent déjà, qui me pardonneront je l’espère ce petit rappel illustré sur les raccourcis clavier.

Ayant pu constater par moi-même qu’il n’est pas rare que le clavier soit totalement abandonné au profit de la souris

C’est tout bête mais ça change la vie !

  • Avec la touche Windows :
    • Touche Windows / Ctrl + Echap : ouvre le menu Démarrer
    • Touche Windows + E : ouvre l’Explorateur de fichiers
    • Touche Windows + R : lance la commande Exécuter
    • Touche Windows + F : ouvre la commande Rechercher
    • Touche Windows + CTRL + F : rechercher des ordinateurs
    • Touche Windows + F1 : ouvre la fenêtre d’aide Windows quelle que soit l’application
    • Touche Windows + L : verrouille la session en cours
    • Touche Windows + U : ouvre le gestionnaire d’utilitaires (Windows XP et 2000)
    • Touche Windows + X : pour un ordinateur Vista ou Seven portable: ouvre le centre de mobilité.
    • Touche Windows + Pause : ouvre le Panneau des informations Système
    • Touche Windows + M / Touche Windows + D : réduit toutes les fenêtres et affiche le Bureau
    • Touche Windows + Maj + M : restaurer les fenêtres réduites
    • Touche Windows + TAB : permute entre les fenêtres – Flip3D (Sous Vista ou Seven uniquement) : Fenêtre suivante
    • Touche Windows + Maj + TAB : permute entre les fenêtres – Flip3D (Sous Vista uniquement) : Fenêtre précédente
    • Touche Windows + CTRL + TAB : fige le permuteur des fenêtres Flip3D (utiliser les flèches pour choisir une fenêtre et valider avec la touche Entrer)
    • Touche Windows + P : bascule l’affichage pour les écrans externes (Windows 7)
  • Avec la touche Alt :
    • Alt + F4 : ferme la fenêtre ou le programme en cours
    • Alt + la lettre soulignée dans un nom de menu : ouvre le menu correspondant (ex : Alt + F ouvre le menu Fichier)
    • Alt + Barre espace : affiche le menu contextuel de la fenêtre en cours
      • ALT + Barre espace + U : réduit la fenêtre en cours
      • ALT + Barre espace + N : agrandit la fenêtre en cours
      • ALT + Barre espace + R : restaure la fenêtre en cours
      • ALT + Barre espace + F : ferme la fenêtre en cours
    • Alt + Impr Ecran : copie d’écran de la fenêtre en cours
    • Alt + Entrée : ouvre la fenêtre de propriété du dossier/fichier sélectionné
    • Alt + MAJ (ou Alt Gr + MAJ) : basculer les modes de clavier AZERTY / QWERTY
    • ALT + TAB : permute entre les fenêtres – classique : Fenêtre suivante
    • ALT + Maj + TAB : permute entre les fenêtres – classique : Fenêtre précédente
    • ALT + CTRL + TAB : fige le permuteur des fenêtres classique (utiliser les flèches pour choisir une fenêtre et valider avec la touche Entrer)
    • ALT + ESC : parcourir les fenêtres dans leur ordre d’ouverture
  • Avec la touche CTRL :
    • CTRL + Alt + Suppr / CTRL + Maj + ESC : lance le Gestionnaire de tâches
    • CTRL tout en faisant glisser un élément : copier l’élément sélectionné
    • CTRL + Maj tout en faisant glisser un élément : créer un raccourci vers l’élément sélectionné.
    • CTRL + F4 : fermer le document actifs lorsque vous utilisez un programme qui permet d’ouvrir plusieurs documents simultanément
  • Touches de fonctions :
    • F1 : aide
    • F2 : renommer un fichier
    • F3 : recherche de fichiers
    • F5 : actualiser l’affichage
    • F10 : active la barre de menus dans le programme actif
  • Retour Arrière (touche au-dessus de la touche Entrée) : permet de revenir au niveau précédent dans l’Explorateur Windows
  • Maj tout en faisant glisser un élément : déplacer l’élément sélectionné
  • Impr Ecran : copie de tout l’écran
  • Maj (ou Shift) + Suppr : supprimer directement un fichier sans passer par la corbeille
  • Maj + F10 : remplace le clic droit
  • Pour empêcher la lecture automatique du CD, appuyez au moment de l’insertion sur Shift
  • ESC : annule l’action en cours

Pour la gestion de fichiers mais aussi pour tous les logiciels

  • Ctrl + A : sélectionner tout
  • Ctrl + B : organiser les Favoris d’Internet
  • Ctrl + C : copier
  • Ctrl + F : permet de chercher du texte dans le fichier ou tout simplement dans le navigateur internet
  • Ctrl + H : permet de remplacer du texte
  • Ctrl + N : créer un nouveau fichier/ouvrir une nouvelle fenêtre
  • Ctrl + O : ouvrir un document
  • Ctrl + P : imprimer
  • Ctrl + S : enregistrer
  • Ctrl + V : coller
  • Ctrl + W : fermer la fenêtre en cours (= Alt+F4)
  • Ctrl + X : couper
  • Ctrl + Y : répéter la dernière action qui a été annulée
  • Ctrl + Z : annuler la dernière action

Pour les logiciels de traitement de texte

  • Ctrl + G ou Ctrl + B en version anglaise : met en gras le texte sélectionné
  • Ctrl + U : souligne le texte sélectionné
  • Ctrl + I : met en italique le texte sélectionné
  • Mettre une majuscule avec accentuation  ΠÔ
    • Minuscule., taper l’accent
    • Majuscule., taper la lettre
  • Tab (gauche): déplace toute la sélection d’une tabulation à droite
  • Maj + Tab (gauche): déplace toute la sélection d’une tabulation à gauche
  • CTRL + Home : retourne au début du document ouvert
  • CTRL + Fin : va à la fin du document ouvert
  • CTRL + DROITE : ramener le point d’insertion au début du mot suivant
  • CTRL + GAUCHE : ramener le point d’insertion au début du mot précédent
  • CTRL + BAS : ramener le point d’insertion au début du paragraphe suivant
  • CTRL + HAUT : ramener le point d’insertion au début du paragraphe précédent
  • CTRL + MAJ avec une des touches de direction : mettre en surbrillance un bloc de texte
  • MAJ + une des touches de direction : sélectionner plusieurs éléments d’une fenêtre ou du bureau ou sélectionner du texte dans un document

Pour Word

  • Ctrl + Maj + N : met en normal le texte sélectionné
  • Ctrl + Maj + 1 / Ctrl + Alt + 1 en version anglaise: met en Titre 1 le paragraphe où se situe le curseur de la souris
  • Ctrl + Maj + 2 / Ctrl + Alt + 2 en version anglaise: met en Titre 2 le paragraphe où se situe le curseur de la souris
  • Ctrl + Maj + 3 / Ctrl + Alt +3 en version anglaise: met en Titre 3 le paragraphe où se situe le curseur de la souris
  • Sélectionner un mot ou un groupe de mots puis Shift + F3 : changement de la casse

Pour Excel

  • F2 : édite une cellule. Permet d’utiliser directement le clavier pour modifier le contenu
  • Ctrl + $: copie la cellule au-dessus de la sélection et est directement en mode édition

Pour Internet Explorer

  • Retour Arrière (touche au dessus de la touche Entrée) : permet de revenir à la page précédente
  • Ctrl + B : organiser les Favoris d’Internet
  • Ctrl + D : ajouter la page en cours dans les Favoris
  • Ctrl + E : ouvrir la fonction Rechercher
  • Ctrl + F : rechercher dans la page en cours
  • Ctrl + H : ouvrir l’historique des sites web visités
  • Ctrl + N : ouvrir une nouvelle page identique à la précédente
  • Ctrl + T : ouvrir un nouvel onglet (Valable également sous Firefox)
  • Ctrl + Q : affichage mosaïque des onglets de la fenêtre active
  • Ctrl + Tab , Alt + D ou F6 : sélectionner la barre d’adresses
  • CTRL + Entrée : ajouter www. et .com autour du texte saisi
  • Maj + clic sur le lien : ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre
  • F11 : basculer entre le mode Plein écran et le mode Normal de la fenêtre en cours.
  • Alt + Home (Flèche dirigée vers le haut à gauche) : Ouvre la page de démarrage

Les principales obligations des candidats

Ces obligations peuvent être induites ou explicitement formulées par le CMP, ou encore spécifiques à un marché, et inscrites au Règlement de la Consultation (RC). Il va sans dire que le respect de l’ensemble des dispositions réglementaires est une condition sine qua non d’éligibilité pour les candidats : nous ne reprendrons pas ici l’ensemble de ces dispositions mais uniquement celles qui ont trait spécifiquement à la réponse électronique.


Détention d’un certificat électronique référencé RGS**

Depuis le 18 mai 2013, seuls les certificats conformes au RGS seront acceptés sur le profil d’acheteur. La détention d’un certificat électronique professionnel conforme à la Politique Intersectorielle de Sécurité et référencé par le MINEFI* (certificat référencé RGS) est un pré-requis inconditionnel à satisfaire pour soumissionner électroniquement à un marché public. La liste des certificats référencés est disponible sur un site gouvernemental (dont l’adresse url est reportée dans l’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006) à l’adresse suivante : http://www.industrie.gouv.fr/tic/certificats/


Respect du délai autorisé

Que l’entreprise choisisse de répondre par voie électronique ou non (papier, CDRom), les plis doivent être remis avant la date d’échéance de la consultation (la date limite de réception des offres est spécifiée dans l’Avis d’Appel Public à Concurrence (AAPC), et reprise dans le Règlement de la Consultation (RC)). Lorsque l’entreprise répond par voie électronique, la date limite de réception des candidatures et des offres peut être rallongée d’un délai supplémentaire pour le transfert de plis volumineux : cette disposition est alors précisée dans le RC*.

La procédure de dépôt électronique doit tenir compte du temps de transfert des fichiers vers la plateforme hôte : la date de fin de transfert doit être antérieure à la date limite de remise, rallongée du délai supplémentaire le cas échéant. Le choix d’autoriser un délai supplémentaire pour la réception des plis électroniques volumineux appartient à l’acheteur public, le délai ne pouvantt excéder 24 heures.


Réponse homogène

L’entreprise décide de soumissionner dans un format (électronique ou papier) et doit ensuite s’y conformer exclusivement : il n’est pas permis d’adresser une candidature électronique suivie d’une offre en papier (ou inversement).

Des exceptions toutefois au principe d’homogénéité avec les échantillons qui ne peuvent bien sûr être dématérialisés, mais aussi certains documents confidentiels ou encombrants (plans).


Fichiers exempts de virus

Les fichiers contenant un virus (ou tout programme malveillant) sont « réputés non reçus » : cette disposition prévue par la réglementation peut être un motif de rejet pour une candidature ou une offre électronique.


Copie de sauvegarde

Pour pallier à tout dysfonctionnement technique de la plateforme hôte, ou en cas d’infection virale de l’offre du candidat, le Code des Marchés Publics (CMP – chapitre II – article 5 à 7 de l’arrêté du 28 août 2006) aménage la possibilité pour les entreprises de doubler leur envoi électronique d’une copie de sauvegarde sur support physique (électronique ou papier).

La copie de sauvegarde doit être remise au PA avant la date limite de réception des plis, et comporter lisiblement la mention « copie de sauvegarde ».


Règles particulières inscrites au Règlement de la Consultation

Lorsque l’entreprise choisit la voie électronique pour répondre au marché, elle doit appliquer les règles définies dans le Règlement de la Consultation (RC) en ce qui concerne les modalités de réponse, sous peine de voir son offre rejetée.


 

A des degrés divers selon la taille de l’entreprise et le nombre d’intervenants dans le processus de traitement des appels d’offres, la dématérialisation induit un changement de l’organisation et des habitudes de travail.

Les entreprises soumissionnaires doivent avant toute chose acquérir des certificats électroniques afin de signer électroniquement les pièces contractuelles des marchés. La lettre de candidature (formulaire administratif DC1), le bordereaux de prix et l’acte d’engagement (formulaire DC3) doivent en effet être signés par les personnes habilitées à engager l’entreprise, et le seront désormais à l’aide d’un logiciel de signature et d’un certificat électroniques délivré par une Autorité de Certification agréée par le MINEFI.

Une première difficulté touche à la signature du marché et découle du fait que les entreprises ne disposent pas toutes encore de leur propre logiciel de signature : de ce fait, elle doivent utiliser des logiciels mis à leur disposition par les différentes plateformes qui recevront ensuite les dossiers constitués de candidature et d’offre.

Une seconde difficulté apparaît inévitablement, qui touche à la télé-transmission des plis, et qui est liée au nombre et à la diversité des plateformes elles-mêmes : il existe en effet un nombre important de plateformes de dématérialisation, chacune proposant un protocole et une interface spécifiques pour effectuer la télé-transmission des candidatures et des offres électroniques.

La diversité des logiciels de signature proposées par les plateformes de dématérialisation, la diversité des formats de signatures générées par ces solutions, et enfin la diversité des interfaces et protocoles de télé-transmission des offres électroniques sur ces plateformes contribuent à épicer une problématique déjà complexe et peut faire craindre une mise en œuvre difficile de la réponse électronique.

Si la complexité existe, une organisation ad hoc, une approche méthodique et enfin des outils appropriés devraient permettre à chacun de bénéficier des avantages attendus de la dématérialisation.

Une collection de fiches connaissances, fiches pratiques, guides et tutoriels vidéo, vont vous aider à structurer votre démarche si vous êtes confronté à la réponse électronique aux marchés publics : secrétaire, assistant(e) de direction, chargé(e) d’affaires, commercial(e), chef d’entreprise, gérant, PDG …


Signature électronique – définition


Propriétés et fonctions de la signature électronique


Signer un document électronique


Contrôler une signature électronique


Les formats de signatures


Signature légale


Le mécanisme de la signature électronique


La signature électronique

Depuis mars 2001 la signature électronique a la même valeur légale que la signature manuscrite (décret d’application 272 du 30 mars 2001), et peut être appliquée à des documents contractuels (sous réserve qu’elle soit certifiable par une Autorité de Certification agréée).

Par analogie avec le monde réel ou l’on appose une signature au bas d’un document pour en attester le contenu et/ou pour en authentifier l’auteur, dans le monde numérique la signature est un seau électronique déposé sur un fichier (le document), et remplissant les mêmes fonctions.

Si la signature électronique remplie bien les mêmes fonctions que la signature manuscrite, elle possède toutetois des propriétés spécifiques qui la rendent beaucoup plus sûre, et, par voie de conséquence, lui confère une valeur probatoire plus forte. Pour rester dans l’analogie avec le monde réel, une signature électronique générée avec un certificat de classe 3 (Pris V1) équivaut à une signature devant notaire : l’Autorité de Certification joue le rôle du notaire en « certifiant » l’identité du signataire, et à l’acte signé électroniquement s’applique le principe de non répudiation.

Ce dernier point est important, particulièrement dans le cadre des marchés publics, ou l’usage d’un certificat électronique de classe 3+ est souvent requis pour la signature des actes d’engagement. Ce certificat étant délivré par une autorité consulaire à une personne physique, il est authentiquement une pièce d’identité : il s’ensuit que le principe de non répudiation s’applique sur toute signature produite avec le certificat du PDG ou du gérant d’une société. Il n’est souvent pas inutile de souligner que le premier risque existant relatif à l’implémentation des certificats professionnels dans l’entreprise consiste en un usage abusif du certificat, lorsque celui-ci n’est pas exclusivement manipulé par son détenteur.

Du point de vue technique, la signature électronique fonctionne comme un sceau déposé sur le document : ce sceau créé un lien quasi organique entre le fichier (document) signé et l’identité du signataire (certificat), et « protège » le document contre toute corruption, altération ou falsification. Ainsi, toute modification d’un fichier préalablement signé invalidera la signature : la lecture de cette dernière établiera infailliblement que le document signé n’est plus conforme à l’original.


[box type= »info »]

Propriétés et fonctions de la signature électronique

  • Garantie l’authenticité du contenu (falsification impossible du document)
  • Garantie l’identité du signataire (*)(imitation impossible de la signature)
  • Confère une valeur juridique à l’acte (*)
  • Rend l’acte non répudiable (*)
  • Garantie l’intégrité du fichier signé sur le long terme (archivage électronique)
  • Rend possible une production et un contrôle automatisé (signature par lots, édition de Procès Verbaux de signatures)

(* Sous réserve que le certificat de signature ait été délivré par une Autorité de Certification agréée)[/box]


Signer un document électronique

Concrètement, pour signer électroniquement un document il faut disposer d’un poste de travail, d’une identité numérique (le certificat électronique) et d’un logiciel de signature.

Le certificat électronique, s’il est délivré sur une clé USB ou sur une carte à puce, possède un pilote qui doit être installé sur le poste de travail. Par ailleurs, si l’outil de signature utilisé est un service en ligne (applet Java), la machine virtuelle JAVA doit également être installée préalablement sur le poste de travail.

Tout format de fichier peut être signé électroniquement : la signature produite est elle-même un fichier électronique distinct du fichier signé. Le fichier de signature pourra contenir ou non le fichier signé. Lorsque le fichier de signature contient le fichier signé, la signature est dite « attachée » ou « implicite ». Lorsque le fichier de signature ne contient pas le fichier signé, la signature est dite « détachée » ou « explicite ».

 


Contrôler une signature électronique

La lecture d’une signature électronique délivre les informations suivantes :

  • Date de signature
  • Identité du signataire
  • Identité de l’AC émettrice du certificat de signature
  • Intégrité du document

 


Les formats de signatures

 


Signature légale

 


Le mécanisme de la signature électronique